《取消外國公文書認證要求的公約》對中國生效

文:上海君倫律師事務所

2023年3月8日,中國駐荷蘭大使代表中國正式向《取消外國公文書認證要求的公約》(Convention of 5 October 1961 Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents)(以下簡稱“《公約》”)保管機關荷蘭外交部遞交加入書、標誌著中國正式加入《公約》,117日,《公約》在中國以及其他締約國/地區之間生效。《公約》是海牙國際私法會議框架下通過的互免成員國間法律公文書認證要求的多邊條約。截至目前,《公約》有包括中國在內的126個成員國與地區[1]

[1]https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/status-table/?cid=41

加入《公約》的意義

由於不同國家語言、司法、行政體系不同,在外國形成的公文書通常需要經過所在國或所在地區有具有公證資格的機構和/或人員公證、並經過相關外交部門轉遞由本國外交部門、領事館或其他官方機構進行認證才能被本國認可、在本國使用。例如,在《公約》對中國生效以前,外國投資者到中國投資開設公司,外國投資者需向公司登記機關遞交經過公證、以及經中國駐該國領事認證的商業登記證謄本等證明文件。《公約》對中國生效後,來自其他締約國/地區的外國投資者的商業登記證謄本等公文書送中國內地使用,只需根據《公約》辦理該國的附加證明書(Apostille),無需辦理該國和中國駐當地使領館的領事認證。因此,加入《公約》,將大大提高出入境公文書的傳遞效率,對締約國/地區的外國投資者在中國的經營活動帶來很大的便利。

《公約》的適用範圍

根據《公約》第一條,《公約》適用於在一締約國領土內製作,且需要在另一締約國領土內出示的公文書。下列文書被認為是公文書:

01、與一國法院或法庭相關的機關或官員出具的文書,包括由檢察官、法院書記員或司法執行員(執達員)出具的文書;

02、行政文書;

03、公證文書;

04、對以私人身份簽署的檔的官方證明,如對檔的登記或在特定日期存在的事實進行記錄的官方證明,以及對簽名的官方和公證證明。

實踐中常見的公文書包括但不限於國家機關出具的各類司法文書、仲裁文書、行政文書等;個人的結婚證、出生證、授權書、聲明書、單身證明、無罪證明、學歷證書、資格證書等,公司、法人機構的登記/註冊證書、協議書、合同書、授權書等。

《公約》對公文書跨境使用的影響

在傳統的國際交往實踐中,公文書跨境使用時需要經過一系列官方機構對跨國文書上的簽名或印鑒進行驗證。但長期以來,公文書跨境使用必須經公證認證給國際往來帶來極大的不便。如前所述,在加入《公約》前,一份公文書要跨境使用,一般需要首先經過公證(Notarization)確認合法、真實,再經過領事認證(Legalization)由外交領事機構作為認證機構進行對公證機構簽章的真實性以及公證機構的資質進行認證。

通常,領事認證是將文書由在公證機構所在國外交部等機構認證,然後將文書轉遞文書使用國的使領館進行認證。比在中國加入《公約》前英國文書送往中國內地使用,應在英國當地辦理公證、認證手續後,再由中國駐英國使領館辦理領事認證;中國學生的畢業證、學位證如需在義大利使用,需要由中國外交部和駐華義大利大使館領事處兩處認證。

有的國家/地區的外交機構認證還可能環節更多、更加複雜比如在德國,先要由所在州法院認證簽字公證員的身份,再由聯邦外交部授權的行政管理局認證州法院簽字書記官的身份 這就意味著需要經過三級甚至四級認證。而根據經驗,多級認證還涉及檔由認證機構內部進行轉遞,受到轉遞程式和轉遞效率的影響,對需要使用公文書的當事人而言、等待文書認證通常會成為一個相對漫長的過程,有時甚至長達數月,所以領事認證手續繁瑣、效率低下一直以來也被稱為連鎖認證而被人詬病。

而在《公約》框架下,《公約》締約國基於友好互信互免領事認證的繁雜程式,簡化為附加證明書”Apostille及海牙認證的安排,即:

01、締約國/地區對屬於《公約》適用範圍內的公文書免予領事認證;即文書不須經其所在國的外交或領事人員證明簽字的真實性、簽字的人的身份,以及必要時證明文書所用的印章或印鑒的名稱。

02、使用附加證明書(Apostille,以下簡稱海牙認證,《公約》規定由文書來源國主管機關簽發海牙認證,以證明文書簽字的真實性、簽字人的身份、及相關印鑒的名稱。海牙認證應當按照《公約》規定的範本格式帖在文書上。

需要提醒注意的是,《公約》只免除締約國/地區之間公文書的領事認證要求,並不免除公文書的公證要求,對於締約國國內法律要求需要公證的公文書,仍然應按規定辦理公證。

《公約》展望

2023年11月7日起《公約》在中國生效,後續配套的法律法規等還有待修改完善,比如民事訴訟中對在中國境內沒有住所的外國主體的身份證明類檔以及對域外形成的涉及身份關係的證據等,都要求應當經所在國公證機關證明,並經中國駐該國使領館認證等,在《公約》生效後,此類認證也應當相應簡化。但現行《民事訴訟法》第二百六十四條對於涉外民事主體身份材料等檔要求的規定仍是公證認證的表述,民事訴訟中如何執行《公約》的規定,有待最高人民法院及時作出相應的司法解釋和指導。

此外,境外締約國製作的附加證明書在境內使用有關規定還需要完善,比如訴訟、仲裁涉及的境外公文書作為證據,還需要由最高人民法院等機構下達有關的指導意見才可向下逐步推行,在境內設立外商投資企業需要的股東身份證明、公司營業執照/登記證,等文件的認證要求,還需要有關部門重新調整,指導明確。

實務操作中還要注意: 

1、除了126個締約國/地區,還有很多國家或地區沒有加入《公約》,對於非締約國/地區的公文書跨境使用,仍無法免除領事認證要求。

2、根據《公約》第12條,如果在六個月內有締約國對中國的加入提出反對,則《公約》不在中國和該反對國之間生效。因此,由於印度對中國加入《公約》提出異議,《公約》在中國與印度之間不生效。

3、《公約》也不在我國與未經我國承認為主權國家的締約方之間生效,我國大陸與我國香港特別行政區、澳門特別行政區、臺灣地區之間的公文書的認證仍需按照現行的規則進行。

中國加入《公約》將是擴大涉外文書流轉,擴大開放的重要舉措,將進一步促進對外開放市場、吸引外商投資、助力對外投資,為跨境服務、跨境投資、跨境爭議解決涉及域外證據的使用帶來便利。

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